今回は、ツールを活用して業務効率化の工夫をしている社員にインタビューしました！
Excel業務はおそらくどこのプロジェクトでも発生するかと思いますが、事務的で定型的な作業に多く時間を割いていませんか？
ご存知の方が多いと思いますが、VBAというExcelで使用できるプログラミングを活用すれば、業務効率化につながります。
詳細については参考書籍がたくさんありますので、ここでは知っておくとVBAの学習に役立つ情報を紹介します。
「マクロの記録」機能
こちらは、自動化したい機能をユーザが実際に操作することでVBAの命令文を自動生成する機能です。
複雑な機能を「マクロの記録」機能だけで補うことは難しいですが、行った操作に対する命令文をすぐに確認できるため、知らない命令文を調べる際に役立ちます。
「処理の対象」と「処理の内容」について
VBAの命令文は「処理の対象」を決めた後、「処理の内容」を指定する形が大まかな構造になっています。
例えば、
・「処理の対象」は、「セル」「ワークシート」「図形」など
・「処理の内容」は、「コピー」「貼付」「フォントの変更」など
大まかな構造を理解しておくだけでも、教本に記載された例文を理解しやすくなります。
オブジェクト、メソッドについて
②で紹介した「処理の対象」のことを専門用語では「オブジェクト」、「処理の内容」は「プロパティ」または、「メソッド」と呼びます。
VBAではオブジェクトごとに書式のルールが設定されています。
また、プロパティもメソッドも使用するオブジェクトの種類に応じて書式が決められているため、注意が必要です。
ただ、命令文全体としては、オブジェクトとプロパティ/メソッドの間に「.」(ピリオド)を記載するルールになっているため、最初に全体像を押さえておくと、細かな記載ルールに対しても対応しやすいです。
おすすめ機能
・AutoFilter
普段Excel業務でフィルター機能を頻繁に使用されている方も多いと思います。
AutoFilterメソッドを活かせば、表内のデータを瞬時に抽出することができます。
指定したセルを削除するDeleteメソッドと組み合わせて使用することで、不要なデータを抽出して削除する事もできます。
・FileSystemObject
FileSystemObjectオブジェクトを活かすことで、ファイルやフォルダの作成、削除、コピーを自動化できます。
決まった階層に、フォルダを定型的に格納しないといけない時などに役立ちます。
おすすめ書籍
立山秀利「Excel VBAのプログラミングのツボとコツがゼッタイにわかる本」(秀和システム)
表紙のカエルのイラストが印象的な初心者向けの解説本です。
基礎的な命令文の紹介のほか、VBAを学習する際のノウハウについても丁寧に紹介されているため、これから学ぶ方にとっては、「1週間で CCNAの基礎が学べる本」(宮田かおり著、インプレス)に近いと思います。
吉田拳「たった1秒で仕事が片づくExcelの自動化の教科書」(技術評論社)
実務レベルで自動化したい課題がある方向けですが、紹介されている例題がよくあるExcel業務ばかりのため、基礎的なことは抑えたけど、自信はない…という方でもチャレンジしやすい書籍です。
オブジェクトやメソッドを紹介しているだけではなく、実務で活かすための活用術が丁寧に紹介されているところがおすすめポイントです。
以上になります。
普段Excelで業務を行う方にとって、VBAは効率化の強い味方になってくれます！
ご興味がある方は積極的に使ってみてください。
ちなみに最近、社内でもVBAに関する勉強会を実施しました。
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